Contablemente se considera a la depreciación como un costo o gasto en que incurre una empresa por el uso de sus activos fijos como edificios, vehículos, maquinaria, entre otros, y se utiliza como procedimiento para reducir el valor de dichas inversiones haciendo cargos que afectan al estado de resultados a través del tiempo. 

Se considera como costo cuando los activos que la generan se encuentran directamente involucrados en el proceso productivo (Ejemplo: maquinaria).  Es un gasto cuando dichos activos no hacen parte directa en la producción de un bien o servicio (Ejemplo: el vehículo que la empresa ha puesto a disposición del gerente general).

La depreciación debe analizarse desde dos puntos de vista:

1.  No reduce la posición de efectivo de una empresa; es sólo un ajuste contable. Por el contrario, la compra de materia prima, de materiales directos y otros insumos necesarios para la producción, sí afectan la liquidez de la compañía; de una u otra forma hay que pagar esas compras.

2.  Sí afecta las utilidades operacionales del ejercicio, las disminuyen y, por lo tanto, también a las utilidades antes de impuestos.

Existen diferentes métodos para calcular la depreciación.  Sin embargo, el más usado en Colombia es la depreciación en línea recta.  El método aplicado depende de las estrategias y políticas de la empresa en materia de liquidez y rentabilidad.  Una depreciación acelerada, por ejemplo, implica altos costos por depreciación en los primeros años de vida del activo afectando las utilidades operacionales y por consiguiente la rentabilidad de la empresa.  Sin embargo, al disminuir las utilidades operacionales los pagos por impuestos serán menores lo cual favorecerá a la liquidez de la compañía.

Una depreciación lenta conlleva bajos cargos al estado de de ganancias y/o pérdidas ocasionando unos resultados operacionales mucho mayores que en el método de depreciación acelerado; en términos de rentabilidad esta estrategia favorece a la compañía pero afecta a la liquidez cuando se incrementan los cargos fiscales (impuestos).

Otro detalle importante para tener en cuenta en el cálculo de la depreciación es el valor de salvamento también conocido como valor de desecho. El valor de salvamento es lo que se supone valdrá el activo fijo depreciable una vez termine su vida útil. El valor de salvamento podrá ser de $0 unidades monetarias o un porcentaje cualquiera sobre el valor de la compra si así lo tiene bien quien dirija las finanzas de la empresa. Importante tener presente la venta de un activo que sea afectado por la depreciación:

Si el valor en libros que es igual a: valor de adquisición del activo fijo - depreciación acumulada es mayor al valor de la venta, la empresa sufrirá una pérdida. Si es lo contrario, es decir, el valor de la venta es mayor al valor en libros, la empresa obtendrá una utilidad o ganancia. Si esto último sucede, la empresa deberá pagar impuestos por esa ganancia ocasional.

FÓRMULA DE LA DEPRECIACIÓN PERIÓDICA MÉTODO LÍNEA RECTA:

(VC - VS) / n

Donde VC = Valor de compra del activo. VS = valor de salvamento. n = peiodos de vida útil.

Importante: Si el valor de salvamento es igual a $0, ese será el valor en libros al final de la vida útil. Si el valor de salvamento tiene un valor $X, $X será el valor en libros al final de la vida útil. A Continuación se demostrará este detalle con un activo fijo depreciabe que tiene un valor de $10.000 unidades monetarias. Primer caso: Valor de salvamento = $0. Segundo caso: Valor de salvamento = 10% del valor de la compra del activo

En finanzas, la depreciación juega un papel importante, especialmente en lo que se refiere a la elaboración de los flujos netos de efectivo.

El siguiente ejemplo mostrará la diferencia entre los flujos netos de efectivo y los ingresos o utilidades contables de la organización:

La contabilidad tiene su énfasis sobre la determinación de las utilidades o ingresos netos para la empresa y que se reflejan en el estado de resultados.  Para las finanzas, sin embargo, el énfasis se centra en determinar los flujos de efectivo que generan los activos pues de ellos depende el valor no solo de dichos activos sino de toda la organización.  Importante recordar que:

a. Los dividendos (ganancias de los propietarios de la empresa) deben pagarse en efectivo.

b. El valor de la empresa dependerá del flujo de efectivo que pueda la compańía generar para sus mismos accionistas en el largo plazo.

Esta es la principal razón por la cual el objetivo básico financiero es maximizar el valor de la empresa en el mercado.  Este objetivo se logrará en la medida en que la organización genere el efectivo necesario para satisfacer las expectativas de los inversionistas.

La depreciación es un cargo que no representa salida de efectivo; por lo tanto, debe añadirse nuevamente al ingreso neto para obtener una estimación del flujo de efectivo proveniente de las operaciones de la compañía. En consecuencia, la depreciación también es una fuente interna de recursos; al no generar salida de efectivo, este costo hace disminuir las utilidades operacionales y, por consiguiente, el pago de impuestos.  Esta es la razón por la cual la depreciación es una fuente interna de recursos: genera ahorros en gastos tributarios o impuestos.