GERENCIA DE PROYECTOS: INVITADOS ESPECIALES

© ESTUDIO DE FACTIBILIDAD: UNA HERENCIA PARA EL GERENTE DE PROYECTOS

Esp. Belky Dalila Portilla Cruz                                                                                               Comente este artículo en....

Conocer el proyecto desde la etapa de pre-inversión hasta llegar al momento de la fase de ejecución es necesario para generar la respuesta correcta a la necesidad identificada o a la oportunidad manifiesta. Para esto se hace necesario dominar el proyecto como si hubiese sido nuestra idea, conocer todas las partes que lo conforman y conocer también su fuente de inspiración, es decir, se debe procurar hacer un doble papel: el de creador y gestor de la propuesta. De esta manera podremos saber, como gerentes de proyectos, cuáles son nuestras debilidades y fortalezas, y cómo poder anticipar y prepararnos ante los posibles factores externos que influyen directamente en el proyecto, características básicas que también pueden ser adquiridas mediante un análisis riguroso de la empresa en potencia.

En este orden de ideas podemos ver como la estrategia clave de este proceso es el conocimiento del ESTUDIO DE FACTIBILIDAD, el cual busca precisar situaciones y buscar alternativas para su mejora o desarrollo considerando su ambiente interno y externo. El Estudio de Factibilidad muestra el camino a seguir al Gerente de Proyectos, pues nos indica:

• La perspectiva técnica, la cual determina si es posible física y materialmente hacerlo, si las herramientas necesarias se encuentran a nuestra disposición y son accesibles; puede incluso llegar a evaluar la capacidad técnica y motivación del personal involucrado.

• La perspectiva legal, determina la existencia de trabas legales tanto a nivel regional, nacional e inclusive internacional para la instalación y operación normal del proyecto, incluyendo las normas internas de la empresa.

• La perspectiva económica involucra el comportamiento de la demanda y oferta, la evolución de la población objetivo y las posibles estrategias de expansión y ampliación del nicho de mercado, la financiación requerida, el flujo de caja estimado para las fases de inversión y operación y la rentabilidad económica, financiera y social que generaría la inversión,

• La perspectiva ambiental determina el impacto que sobre el ambiente el proyecto puede tener y contribuye a formular y cuantificar los correspondientes planes de contingencia que mitiguen aquellos eventos negativos que podrían generase.

• La perspectiva política y de gestión, donde se analiza la intencionalidad de quienes debe decidir si quieren o no implementar un proyecto independientemente de su rentabilidad, cómo lo harían y cuales serian los lineamientos o pautas que se tendrían en cuenta (Marcial Córdoba Padilla, Formulación y evaluación de proyectos, Publicado por ECOE EDICIONES, 2006).

Estas certezas – si se decide llamarlas así -, son plasmadas en el estudio de factibilidad mediante los diferentes estudios que la componen, y en donde se muestra las principales características que el inversionista encontró en la necesidad u oportunidad de negocio; estos estudios son los correspondientes al de Mercado, técnico, administrativo y legal, Ambiental, financiero, económico y social, los cuales de una u otra manera apoyarán al Gerente de Proyectos a organizar su estrategia, de tal manera que arroje los resultados más acertados para lograr una exitosa ejecución del proyecto.  Esta meta solo se logrará en la medida en que el gerente de proyectos realice las siguientes gestiones:

• Gestión de índole administrativo, donde se formula y evalúa la forma más conveniente de trabajar en la nueva empresa, de acuerdo al ambiente reflejado en el estudio de factibilidad; se podrán establecer claramente las políticas, procedimientos, normas y atribuciones de cada persona que intervenga en la operación del proyecto, así como los diferentes perfiles que se puedan recomendar para ciertos procedimientos;

• Gestión de índole legal, es decir, brindar los elementos necesarios para la nacionalización de maquinaria cuando esto se requiera; asesorar en los procedimientos de registros e inscripciones que se deban presentar ante las distintas autoridades o entidades de orden municipal, departamental o nacional, así como asesorar en los procesos mas recomendables para la vinculación y contratación tanto de personal como de servicios y compraventas.

• Gestión de índole técnico al aprobar los diseños arquitectónicos, especificaciones, plazos de ejecución, características de la maquinaria requerida, de tal manera que responda a lo requerido por el inversionista y al estricto cumplimiento de todas las normas que en materia de organización y urbanización rigen en el sitio donde se ejecutará el proyecto.

• Gestión de índole comercial cuando se establecen las especificaciones definitivas que se consideren más convenientes según la aceptabilidad del mercado, pero siempre dentro del presupuesto; definir las etapas del proyecto en términos de magnitud de volúmenes a comercializar dentro de ciertos rangos de tiempo, y recomendar estrategias de mercadeo de acuerdo a las características de la población objetivo.

• Gestión de índole financiera y económica, recomendar estrategias para la estructura del financiamiento del proyecto, actualizar permanentemente los estudios de factibilidad económica y financiera y controlar permanentemente el presupuesto de ejecución del proyecto.

• Gestión de índole ambiental cuando se plantea el desarrollo de una estructura general para la implementación de un programa ambiental del proyecto, dando así respuesta a las necesidades y expectativas del mismo con relación al  medio ambiente y sus posibles impactos.

En este orden de ideas, se observa como el estudio de factibilidad nos permite conocer a la vez que se actualiza la información suministrada por el inversionista, dando paso al gerente del proyecto para que organice las estrategias y actividades necesarias para la puesta en marcha del proyecto, al mismo tiempo que permite disminuir la incertidumbre sobre la inversión.( Juan José Miranda Miranda, Gestión de proyectos: identificación, formulación, evaluación financiera-económica-social-ambiental. Publicado por MM Editores, 2005)

De esta manera, el Gerente de Proyectos se encuentra preparado para garantizar el cumplimiento tanto del cronograma como del presupuesto, minimizando las posibilidades de errores e interrupciones y por ende los retrasos en la entrega del proyecto en funcionamiento. Como se puede apreciar, el estudio de factibilidad se convierte en una gran herramienta para el Gerente de proyecto, en un instrumento valioso, en una herencia capaz de hacer visualizar al gerente el proyecto de principio a fin, y que seguramente le dará el conocimiento necesario para poner en práctica sus habilidades y destrezas asegurando el éxito en su ejecución.