El alcance del proyecto

El alcance del proyecto se define como el proceso que requiere el desarrollo de las siguientes actividades:

  1. Definir el alcance
  2. Desarrollar el plan detallado
  3. Construir la estructura de división del trabajo
  4. Verificar el alcance
  5. Controlar el alcance

Las tres primeras acciones se encuentran en la fase de planeación mientras que las dos últimas hacen parte de la fase seguimiento y control.

Cada una de estas acciones requiere de la aplicación de conocimientos, teorías, herramientas y técnicas que contribuyan al logro de los objetivos de los interesados en el proyecto. Por ahora nos ocuparemos de las tres primeras acciones y para iniciar se requiere buscar respuestas precisas a los siguientes interrogantes. ¿Cómo definirían el alcance de su proyecto? ¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto? ¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?

Los invito a participar de manera proactiva en beneficio de todo aquel que se interese no solo por la temática propuesta sino también a la adopción y divulgación de Buenas Prácticas en Dirección de Proyectos.

13 thoughts on “El alcance del proyecto

  1. ¿Cómo definirían el alcance de su proyecto?

    El alcance del proyecto se define al describir el todo del mismo (Hasta donde llega el proyecto), se debe incluir el trabajo a realizarse para obtener los resultados esperados, una descripción del producto o servicio a entregar.

    Ejemplo para el caso del proyecto Aula Móvil de Ciencia y Tecnología en su fase de ejecución sería:

    Diseño y creación de una empresa SAS durante el semestre B del año 2012 dedicada a prestar servicios de educación extracurricular a través de la Educación para el desarrollo y trabajo por medio del montaje de un aula interactiva móvil de Ciencia y Tecnología en la ciudad de Ibagué, ejecución proyectada hasta la realización de una prueba piloto.

    Es de aclarar y teniendo escuenta el Pmbok el alcance del proyecto bebe incluir: Una descripción del alcance del producto, Los criterios de aceptación del producto, Los entregables del proyecto, Las exclusiones del proyecto, Las restricciones del proyecto, Los supuestos del proyecto.

    ¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto?

    La guía Pmbok ilustra algunas pautas que se pueden seguir para realizar una planeación adecuada de la ejecución del proyecto como: Recopilar Requisitos (necesidades de los interesados,objetivos del proyecto), Definir el Alcance, Crear la EDT(subdividir los entregables y el trabajo), Verificar el Alcance y Controlar el Alcance.

    Igualmente, es importante la utilizacion de herramientas como: DDT (Deliverable definition Table) Enumerar entregables con propósito y responsable. DSC (Deliverable structure chart) Documento interno de desglose de actividades necesario para estimar planificación y presupuesto. WBS (Work Breakdown structure) Desglose de actividades por capas descendiendo ennivel y detalle. DFD (Data Flow Diagram) Representación de procesos y flujos de datos. UCD (Use Case Diagram) Representación funcional, orientado a la operación a las funciones e interacciones entre otros.

    ¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?

    Teniendo en cuenta que la EDT es la Estructura de Desglose del Trabajo; mediante la cual se descomponen todas y cada unas de las actividades de un proyecto en partes más pequeñas y más fáciles de dirigir, ejecutar y controlar. Esta descomposición que se realiza mediante paquetes de trabajo; que son los niveles más bajo de la EDT, se realiza teniendo en cuenta el tamaño y el grado de complejidad de cada proyecto, mediante la identificación y análisis de las actividades entregables, la estructura y organización de la EDT, la descomposición de los niveles superiores de la EDT en componentes detallados, desarrollando y asignando códigos de identificación a los componentes de la Estructura de Descomposición del Trabajo, finalmente se debe verificar que el grado de descomposición del trabajo sea el adecuado para el proyecto que se tiene.

    Cipas: Aula Interactiva Móvil de Ciencia y Tecnología.

  2. 1. ¿Cómo definirían el alcance de su proyecto?

    El alcance de nuestro proyecto lo definiríamos con base en los productos esperados o entregables del mismo para cada una de las fases del proyecto.
    En ese orden de ideas, definiríamos el alcance de nuestro proyecto como la obtención de 7.500 kg de miel orgánica, en el primer año de operación del proyecto, a partir del montaje y puesta en etapa productiva de 10 apiarios ubicados en fincas de la zona rural del municipio de Cunday (Tolima), cada uno de 20 colmenas de abejas.

    2. ¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto?

    Definiendo claramente los productos entregables del proyecto o las necesidades identificadas que satisfará el proyecto, de modo que todos los integrantes del quipo nuclear del proyecto los conozcan y puedan hacer control sobre los cambios que se puedan ir presentando en este alcance durante el ciclo de vida del proyecto.

    En este punto ya definido el alcance de nuestro proyecto, para garantizar el éxito del mismo, desglosaríamos los entregables en actividades más pequeñas (EDT) que nos permitan identificar los recursos, tiempos y costos necesarios para llevarlas a cabo; de forma tal que se pueda verificar el futuro cumplimiento de los entregables del proyecto y realizar el monitoreo en el estado del alcance propuesto gestionando los cambios a que haya lugar.

    3. ¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?

    Consideramos que para una efectiva Estructura de Desglose del Trabajo EDT, se debe tener en cuenta en su construcción los entregables del proyecto, que se deben dividir de manera jerárquica de acuerdo a componentes más pequeños, detallando el trabajo del proyecto. Los componentes de la EDT de nivel más bajo son llamados paquetes de trabajo. Todo lo que exista en el proyecto deberá estar incluido en esta estructura de desglose de trabajo.

  3. ¿Cómo definirían el alcance de su proyecto?
    El alcance para el proyecto de PASTILLAS ADELGAZANTES LICOPENO, según los requerimientos de los inversionistas, incluiría las siguientes actividades
    • Construir e implementar la planta para iniciar la operación del proyecto, creando las condiciones necesarias para la puesta en marcha del proyecto.
    • Entregar las adecuaciones para la parte administrativa.
    • Realización de publicidad, promoción y de expectativa frente al producto
    • Identificación y creación del modelo organizacional de la empresa.
    • Realización de pruebas piloto de producción de las pastillas adelgazantes.
    • Realizar el proceso selección del equipo del proyecto.
    • Se legalizara la constitución de la empresa
    ¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto?
    Principalmente, se debe hacer una identificación de objetivos y metas factibles y cuantificables. Además, responder a las siguientes preguntas; ¿que ventajas se prevé que ofrezca la parte interesada?, ¿cuales son los riesgos?, ¿Que tipo de tecnología necesita?, ¿que personal se vera involucrado en el proceso?, ¿como podemos garantiza un rendimiento optimo? con esto se acerca aun más al éxito del proyecto.
    ¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?
    Se debe tener en cuenta las actividades específicas de todos los niveles, para poder asignar recursos, costos y tiempo. El grado y nivel de detalle, determinan el grado de control que el equipo del proyecto podrá ejercer sobre el alcance global del proyecto.

  4. ¿Cómo definirían el alcance de su proyecto?
    Para definir el alcance del proyecto es importante tener claro el objetivo del proyecto, saber que se quiere obtener como producto final, y hasta donde se llegara con el proyecto, delimitando claramente el proyecto para tener claro que objetivos o actividades del proyecto principal no incluye nuestro proyecto.

    ¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto?
    La mejor forma de es aplicar la conocida estrategia “divide y vencerás”, ahora lo que si hay es que saber dividir, y lo mejor es dividir el proyecto en entregables y dentro de estos entregables definir unas actividades principales, partidas de trabajo o macro actividades que le darán forma a nuestro plan de trabajo, todo el alcance del proyecto debe estar incluido en estas macro actividades, y no debe incluir mas que el alcance del proyecto, de aquí se desglosaran todas actividades para cumplir los objetivos lo que quiere decir que el plan detallado debe tener una estructura jerárquica.

    ¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?
    Se debe tener en cuenta:
    • Los entregables.
    • Las macro actividades o partidas de trabajo que componen estos entregables.
    • Las actividades de segundo nivel o paquetes de trabajo que componen estas partidas de trabajo, y así hasta llegar a la actividad de mas mínimo nivel o tareas en cada estructura de partida de trabajo.
    • La duración de las actividades de mínimo nivel o tareas.
    • Los recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad o tarea.
    • Los costos de estos recursos
    • Definir las fechas de comienzo y fin tanto tempana como tardías de cada actividad.
    • La relación entre las actividades sucesoras, predecesoras, fin-comienzo, comienzo-comienzo, etc.
    La suma de todas las actividades nos tienen que dar como resultado el alcance del proyecto, la suma de las duraciones de las actividades con sus interrelaciones nos dará el tiempo del proyecto, la suma de costos por estructura de partida de trabajo nos dará el valor del proyecto.

  5. PROYECTO DE INVERSIÓN PARA LA CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA PARA EL BENEFICIO Y CAPACITACIÓN TÉCNICA PARA LA PRODUCCIÓN DE CAFÉ ESPECIAL EN GRANO SECO EN LOS MUNICIPIOS DE ARMERO GUAYABAL, CASABIANCA, LÉRIDA, LÍBANO Y VILLAHERMOSA.

    El alcance del proyecto
    En desarrollo de la gerencia de un proyecto se debe identificar las actividades de planeación, organización, dirección y control de las actividades y los recursos para conseguir el objetivo inicialmente propuesto.

    La actividad de planeación indiscutiblemente se convierte en la etapa de mayor relevancia, debido a que es allí donde se deben estimar los costos que aseguren que el proyecto cumpla con las necesidades y calidades propuestas por el cliente, adicionalmente es allí donde se debe definir el alcance del proyecto, delimitando claramente las actividades y procesos que hacen parte del mismo, es decir los trabajos a realizar con el objetivo de entregar un producto con las especificaciones solicitadas.
    Así como se deben definir cuáles son las actividades que hacen parte del proyecto es importante definir cuales actividades NO hacen parte del proyecto, es claro que lo que no esté en el alcance no hace parte del proyecto.

    La definición acertada del alcance orienta correctamente las futuras decisiones al momento de gerenciar un proyecto en todos los niveles (directivo, ejecutivo, operativo,) reduce la incertidumbre a la hora de estimar las limitantes de un gerente (tiempo, costo y recursos), facilita la identificación del equipo nuclear y la asignación de responsabilidades, permite un claro entendimiento del proyecto y su objetivo entre el gerente del proyecto y su cliente.

  6. ¿Cómo definirían el alcance de su proyecto?

    El alcance del proyecto CREACIÓN, MONTAJE E INSTALACIÓN DE UNA EMPRESA PRODUCTORA Y COMERCIALIZADORA DE PRODUCTOS APÍCOLAS EN EL MUNICIPIO DE CUNDAY (TOLIMA) puede ser entendido como ese documento que detalla todos los entregables, especificaciones y responsabilidades de todas las partes, para la elaboración del producto y cualquier otra actividad en la que debemos realizar una inversión o gasto. En este sentido para describir el alcance de nuestro proyecto debemos tener en cuenta todo un proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y de nuestro producto.

    Para nuestro caso el alcance de nuestro proyecto , debe identificarse en el acta de constitución y la estructuctura de la EDT, sin desconocer los demás componentes que mencionamos anteriormente , partiendo de un objetivo general que en nuestro caso es la creación, montaje e instalación de una empresa productora y comercializadora de productos apícolas en el municipio de Cunday (Tolima), con una capacidad de 8.000 kg miel / año con un costo de $108.199.800 y 12 meses – 7 días en ejecución.

    ¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto?

    Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto detallado que garantice su éxito debe documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios a la gerencia y ejecución del proyecto . El plan para la dirección del proyecto se convierte en la fuente primaria de información para determinar la manera en que se planificará, ejecutará, supervisará y controlará, y cerrará el proyecto, así lo ha definido la guía de los fundamentos para la dirección de Proyectos. Dentro de los aspectos mas importantes para desarrollar ese plan debemos tener en cuenta :

    • Recopilar Requisitos
    • Definir el Alcance
    • Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)
    • Desarrollar el Cronograma
    • Estimar Costos
    • Determinar el Presupuesto
    • Planificar la Calidad
    • Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
    • Planificar las Comunicaciones
    • Planificar la Gestión de Riesgos
    • Identificar Riesgos
    • Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
    • Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
    • Planificar la Respuesta a los Riesgos
    • Planificar las Adquisiciones
    • Identificar los grupo de los procesos

    ¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?

    Para crear una efectiva EDT los elementos que se deben tener en cuenta dentro de los procesos utilizados consisten en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de dirigir. Para lograr esto , en primera medida se deben definir las actividades para identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.

    En segundo medida se deben secuenciar las actividades identificando y documentando las relaciones entre las actividades del proyecto.

    Como tercera medida se deben estimar los recursos de las actividades consistentes en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad estimando los recursos de las actividades.

    Como cuarta medida se deben estimar la duración de las actividades estableciendo aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

  7. Alianza para la producción y mercadeo de cacao en grano seco en Ataco -Tolima, Nelson Sánchez, CIPAS 04 Especialización en Gerencia de Proyectos on said:

    1. ¿Cómo definirían el alcance de su proyecto?
    Para definir el alcance del proyecto se debe tener bastante claridad en los requisitos y necesidades que tiene los interesados, es decir, tener claro los objetivos a los cuales apunta el proyecto. En este sentido, teniendo claridad sobre lo que se desea obtener se puede proceder con claridad a definir las actividades a realizar a fin de alcanzar lo propuesto, la situación deseada. Asimismo, se tendrá claridad sobre las alternativas de solución (producto), sus características y hacia quien va dirigido.

    El alcance del proyecto constituye un panorama global y detallado de toda la ejecución del mismo y del producto. Es decir, el alcance abarca cada una de las actividades que se deben ejecutar para conseguir lo plasmado en los objetivos. Según la Guía PMBOK, la construcción del alcance se nutre de ciertos insumos tales como; Acta de constitución del proyecto, la documentación de los requisitos y los activos de los procesos de la organización.

    Para el caso del proyecto; La conformación de una alianza para la producción y mercadeo de cacao en grano seco en el municipio de Ataco – Tolima, el alcance del proyecto sería Implementar en un plazo de 12 meses y bajo un presupuesto de SEISCIENTOS DOS MILLONES DOSCIENTOS DIECINUEVE MIL CUATROCIENTOS TREINTA Y SEIS PESOS $ 602.219.436 un sistema para la producción y mercadeo cacao en grano bajo la modalidad de alianzas productivas entre la asociación ASOCAT y la compañía Casa Luker.

    Para desarrollar el alcance del proyecto sería pertinente utilizar la herramienta de análisis de producto precisamente por la naturaleza del proyecto, y en este sentido se deberán desarrollar las siguientes actividades; Conformación de la Alianza productiva, Contratación del gerente de proyecto, Instalación de oficinas administrativas del proyecto, Revisión y ajustes de la información contenida en el proyecto inicial, Legalización de contrato – fiducia para ejecución de los desembolsos, Elaboración y aprobación plan de manejo ambiental, Capacitación en buenas prácticas agrícolas, Sostenimiento del cultivo de cacao, Recolección de frutos – cosecha, Mejoramiento de beneficiaderos, Comercialización del cacao en grano seco (como prueba piloto) y culminaría con el Cierre del proyecto.

    Finalmente la declaración del alcance del proyecto debe contener información relacionada con; la descripción del alcance del producto y los criterios de aceptación del mismo. Además, se debe especificar los entregables, exclusiones, restricciones y supuestos del proyecto. Lo anterior es de suma importancia puesto que esto permite brindar mayor información a los interesados del proyecto, al equipo de trabajo sobre la ejecución del mismo y un proceso de planeación más acorde con los objetivos trazados, entre otras cosas.

    2. ¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto?

    La mejor forma de desarrollar un plan de tallado a fin de garantizar el éxito de un proyecto debe incluir diferentes acciones enmarcadas dentro de las fases de planeación, seguimiento y control. Según la Guía PMBOK “La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto”. En este orden de ideas las acciones que debe incluir un plan detallado son; recopilar requisitos, definir el alcance, crear la EDT, verificar el alcance y controlar el alcance.

    Es de notar que mientras se van desarrollando las primeras acciones éstas sirven como insumo fundamental para el desarrollo de las siguientes, por ejemplo, el desarrollo del alcance del proyecto brindar información crucial para la constitución de la EDT. Por otra parte, no habría sido posible formular un alcance claro y acorde si no se hubiera recopilado la información sobre los requisitos.

    Otro aspecto importante es que nunca se debe perder de vista el cumplimiento de los objetivos, por ende el monitoreo y control juegan un papel relevante dentro de la gestión del alcance del proyecto.

    3. ¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?

    La EDT responde a un principio económico, el de división del trabajo. En este sentido, la EDT consiste en el desglose detallado de todos los paquetes de trabajo en partidas de trabajo y en actividades. En resumen, es hacer un análisis detallado de las actividades que se deben desarrollar para el cumplimiento de los objetivos. La principal herramienta para el desarrollo de la EDT es conocida como descomposición, esto permite que las actividades sean mas fáciles de manejar al igual de que se puede identificar de manera mas detallada y precisa los recursos (económicos, de talento humano, etc) que se deben invertir para realizar una ejecución exitosa mediante el cumplimento de los entregables.

    Para el desarrollo de la EDT se debe contar con insumos como; Acta de constitución del proyecto, la documentación de los requisitos y los activos de los procesos de la organización. Estos insumos permiten establecer las actividades detalladas y establecer los entregables de cada una de ellas.

    Del desarrollo de la EDT sirve como insumo para las acciones siguientes como verificación y control del alcance. Igualmente, provee de otros insumos como; el diccionario de la EDT, la Línea Base de Alcance y permite realizar actualizaciones a los documentos del proyecto.

    Una buena estructuración del alcance del proyecto y de la EDT y demás acciones de la planeación, control y verificación, permite hacer una etapa de ejecución mas eficiente ahorrado tiempo y recursos.

    Alianza para la producción y mercadeo de cacao en grano seco en Ataco -Tolima, Nelson Sánchez, CIPAS 04 Especialización en Gerencia de Proyectos

  8. ¿Cómo definirían el alcance de su proyecto?

    La definición del alcance de un proyecto, es un procedimiento que sigue a la preparación y suscripción de su Acta de Constitución (guía PMBOK); se guía por lo allí descrito y en ella se determina que se quiere obtener con la ejecución del proyecto de manera detallada, estableciendo tiempo y espacio, de modo tal que se constituye en la base fundamental para la construcción del Plan de Gestión.

    Lo que no queda incluido en el alcance del proyecto, simplemente no forma parte del mismo.

    El “Proyecto para la creación, instalación y montaje de una alianza para la producción y mercadeo de cacao en grano seco en los municipios de Mariquita, Falan y Armero-Guayabal – departamento del Tolima”, tiene un estudio de pre inversión, que incluye estudios de mercado y del componente social a beneficiar, construido teniendo en cuenta los lineamientos técnicos básicos; avalado por un fondo concursal dentro del marco de un instrumento de política denominado “Alianzas Productivas” del Ministerio de Agricultura; siendo muy reducida la maniobrabilidad de lo que se ha de realizar, respecto de lo allí establecido; en consecuencia la definición del alcance de nuestro proyecto se fundamenta en los propósitos establecidos en el documento de preinversión.

    ¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto?

    Como ya se indicaba la definición del alcance del proyecto será el componente fundamental para el desarrollo de su Plan de Gestión; sin lugar a dudas una definición clara y detallada permitirá la construcción de un Plan acorde a las necesidades.

    Con esos ingredientes, deberán construirse los instrumentos necesarios para lograr la armonía en el proceso administrativo y que la guía PMBOK identifica:

    • Estructura de División del Trabajo
    • Diccionario de la EDT
    • Plan de Gestión del Cronograma
    • Plan de Gestión de los Costes
    • Plan de Gestión de Calidad
    • Plan de Mejoras del Proceso
    • Plan de Gestión del Personal
    • Plan de Gestión de los Riesgos
    • Plan de Gestión de las Adquisiciones

    ¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?
    Se debe tener en cuenta:

    Los entregables establecidos en el alcance
    Definir las actividades para el logro de esos entregables
    Agrupar las actividades en paquetes de trabajo

    Es fundamental tener en cuenta que la EDT, es el elemento de consulta para la construcción de los diferentes planes de gestión, así como para la construcción de indicadores de gestión, de riesgos y por su puesto para su seguimiento.

  9. 1. ¿Cómo definirían el alcance de su proyecto?

    R/. ELABORACION DE UN PLAN DE EJECUCION PARA EL MONTAJE Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UNA PLANTA PROCESADORA DE PULPA DE MORA CONGELADA VARIEDAD CASTILLA EN LA CIUDAD DE IBAGUE puede ser entendido como ese documento que detalla todos los entregables, especificaciones y responsabilidades de todas las partes, para la elaboración del producto y cualquier otra actividad en la que debemos realizar una inversión o gasto.
    el alcance del proyecto sería Implementar en un plazo de 7 meses y 18 dias y bajo un presupuesto de 1.124.485.658 mil ciento veinte cuatro cuatrocientos ochenta y sinco seisientos sincuenta y ocho

    2. ¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto?

    R/.

    • La base para desarrollar un plan detallado, es hacer planes de Gestión los cuales tienen como fin el dar herramientas y buenas prácticas de gestión de proyectos, que generen un mejor control de las actividades que se desarrollen, definir,integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestión delproyecto. Permitiendo crear una oportunidad que garantice el éxito del proyecto.

    • Mediante el Plan de Gestión del Alcance realizado, permitirá definir con claridad y sin ambigüedad el trabajo que hay que realizar en el proyecto, una descripción detallada del proyecto para lo que se desarrollo, un enunciado detallado del alcance proyecto, el cual es fundamental para el su éxito, elaborado a partir de antecedentes y resumen del proyecto, los entregables principales, objetivos del proyecto,metas medibles y verificables hitos, supuestos, riesgos, requerimientos de recursos, proyectos relacionados, criterios de aceptación, las restricciones, firmas de autorización y análisis financiero, no se debe dejar de lado el cumplimiento de los objetivos, por el monitoreo y control, ya que son factores relevante dentro de la gestión del alcance del proyecto.

    • Con base al plan de gestión del alcance se procede al desarrollo de la estructura de desglose del trabajo o EDT del proyecto, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear losentregables requeridos. La EDT y el Diccionario de la EDT creados a partir delPlan de Gestión de Alcance, permite organizar y definir el alcance total delproyecto, el cual representa el trabajo especificado en el enunciado del alcancedel proyecto y una descripción más detallada de los componentes de la EDT.

    3. ¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?

    R/.

    La EDT es una presentación esquemática de la desagregación e integración del proyecto por medio de la cual el gerente del proyecto define el plan del proyecto a ser ejecutado.
    La construcción y uso de las EDT sigue ciertos principios, adquiridos a lo largo de experiencias con esta herramienta de planificación, y que ayudan a estructurar el trabajo de forma que mejore su efectividad y eficiencia.
    Los elementos para una efectiva construcción de la EDT a tener en cuenta son:
    • Inicialmente se define el alcance del proyecto, el cual debe traducirse en elementos de trabajo o tareas específicas y detalladas.

    • En el proceso de desglose de trabajo se inicia de lo general a lo particular. Se debe evidenciar que cada nivel es la integración del nivel siguiente, tales componentes de más bajo nivel se denominan paquetes de trabajo, construidos con la finalidad de ordenar de acuerdo a cierta lógica las tareas temporales referentes implicadas en la ejecución del proyecto

    • Una EDT se recomienda que en su construcción no exceda entre 3 a 4 etapas, es decr las de primer nivel, indicando la profundidad del nivel, que a su vez deberá tener entre 5 a 9 fases, es decir el ancho del nivel.

    • La estructura del EDT, ya construida tendrá que definir y organice la estructura de trabajo total del proyecto

    • Se debe usar un código gerarjico (nomenclatura), asignando un código a cada entrada de la EDT, la primera etapa del primer nivel deberá corresponder al numero 1.1, y así sucesivamente para que sea en orden, el fin es poder identificarlo y de esta forma posteriormente poderlo controlar.

    • Las formas de construcción de la EDT puede se de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre), mostrando cada fase como un elemento del nivel más alto. Otra forma de organizarla es teniendo en cuenta las áreas de la empresa

    • En la EDT es obligatorio que se muestre la relación de las tareas de todos los niveles, es decir cuales tareas son sucesoras, predecesoras, fin-comienzo, comienzo-comienzo, simultaneas, etc.

    • Los paquetes de trabajo debe ser programado, supervisado, controlado y sus costos estimados.

    • Todos los paquetes de trabajo son verificados por las dependencias y las personas responsables de toda o parte de su ejecución, es decir el equipo nuclear con el gerente de proyectos, las cuales en la etapa de operación, se encargaran de la programación detallada, el presupuesto y la asignación de los recursos de su correspondiente actividad.

    • El grado de detalle que existe en la EDT esta definido de acuerdo al tamaño y el grado de complejidad de cada proyecto, mediante la identificación y análisis de las actividades entregables, la estructura y organización de la EDT

    • En el diccionario de la EDT se describen igualmente las actividades de los trabajos (paquetes de trabajo), pero se incluye fechas de inicio y entrega, recursos, presupuesto (costos), y asignación de responsabilidades.

    ELABORACION DE UN PLAN DE EJECUCION PARA EL MONTAJE Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UNA PLANTA PROCESADORA DE PULPA DE MORA CONGELADA VARIEDAD CASTILLA EN LA CIUDAD DE IBAGUE
    Danni Oswald Rueda Peñaloza
    Ruby Londoño Gómez
    Jose Alfredo Castro Castañeda
    Luis Felipe Bedoya Bernal

  10. Buenas tardes

    Al revisar los grupos de procesos por área del conocimiento (PMI), se observa que para el caso de la Gerencia del Alcance, no existen procesos en Inicio, Ejecución y Cierre. Sin embargo, desde mi opinión si debe existir de una u otra forma participación de está gerencia en esos grupos.

    Podrían por favor desde su experiencia ayudarme en este tema?

    Gracias,

  11. No solo para la gestión del alcance pareciera que no existieran procesos de inicio, ejecución y cierre. Otras áreas de conocimiento que no presentan estos procesos son: tiempo, costos, y riesgos. Pero, ¿por qué la gestión del alcance no presenta estos tres grupos de procesos?

    IMPORTANTE:

    La gestión del alcance: esta área del conocimiento incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para completarlo con éxito. Su objetivo principal es definir y controlar que se incluye y qué no se incluye en el proyecto
    El grupo de procesos de Inicio está compuesto SOLO PARA AQUELLOS PROCESOS NECESARIOS EN LA DEFINICIÓN DE UN NUEVO PROYECTO O UNA NUEVA FASE DE UN PROYECTO YA EXISTENTE; el inicio de dicho proceso EXIGE una autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
    El grupo de procesos de ejecución lo componen aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones acordadas con el cliente.

    El grupo de procesos de cierre lo componen los procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales. Una vez completado este grupo de procesos, se verifica que los procesos definidos se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o fase del mismo, según corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.

    CONCLUSIÓN: Es cierto que solo la definición del alcance implica INICIAR un proceso de PLANEACIÓN que requiere, no solo ser EJECUTADO y CONTROLADO en términos de alcance, tiempo y costo, sino también ser CERRADO una vez finalice toda su formulación. Tenga presente que una actividad, cualquiera que sea, es un componente de trabajo realizado en el transcurso de un proyecto. En mi opinión, la sola definición del alcance se convierte en un proyecto subsidiario del proyecto macro. La propuesta del PMI es simplemente tener presente que existen 42 procesos de dirección de proyectos que surgen de la combinación de las 9 áreas del conocimiento con los cinco grupos de procesos. Estos 42 procesos son los necesarios para lograr que todo proyecto se ejecute con éxito y pueda superar la triple restricción que todo director de proyectos tiene en contra. Para el PMI solo existen dos procesos donde interviene el grupo de procesos INICIO. El cómo aplicar determinada área de conocimiento, se convierte en una actividad propia de todo gerente de proyecto y, como toda acción que se pretende realizar, deberá ser iniciada, planeada, ejecutada, controlada y cerrada. Tenga presente que estos cinco grupos de procesos estarán implícitos en cada una de las actividades que usted como director de proyectos quiere abordar. La forma de iniciar, planear, ejecutar, controlar y cerrar cada una de las actividades de cada área de conocimiento, forma parte de la estrategia de todo gerente de proyectos. Recuerde que la Guía del Pmbook dice lo que se debe realizar para lograr el éxito en la dirección de un proyecto. El cómo (la estrategia) lo coloca usted como director de proyectos.

  12. Muchas gracias a quien me pueda colaborar con la siguiente situación: deseo saber con claridad cual es el propósito, el alcance y los componentes para un proyecto de vivienda de interés social. Su financiación la hará un departamento, un municipio y un grupo de beneficiarios ya identificados. Existiendo ya un convenio suscrito por las tres partes interesadas, es posible, que por solicitud de los beneficiarios y del municipio, que el departamento modifique dicho convenio disminuyendo el número de beneficiarios, bajarle el costo al proyecto modificando el tipo de vivienda a construir y disminuyendo el aporte de los beneficiarios?

    • El propósito del proyecto: Es el mismo objetivo del proyecto; para su caso en particular, corresponde al número de viviendas de interés social que se construirán en un tiempo determinado (debe decir el número de días, semanas, meses o años) y a un costo no superior de tantos millones de pesos (puede ser el costo por vivienda o el costo global del proyecto).

      El alcance del proyecto: Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto (el proyecto es el plan de vivienda. El producto, cada una de las viviendas a construir con sus respectivas características. Proyecto y producto deberán estar dirigidos hacia el fin que busca el proyecto; la solución a una necesidad o el aprovechar una oportunidad). El alcance del proyecto también debe definir los procesos y los estándares de calidad para la aceptación de cada una de las viviendas. Así mismo, en el alcance se deben definir los entregables (viviendas e informes generados por el director del proyecto), las exclusiones (lo que no se debe realizar en el proyecto), las principales restricciones y los supuestos bajo los cuales se ejecutará el proyecto.

      Respecto a los componentes: para su identificación debe elaborar la estructura de división del trabajo – EDT. Para este caso especial, se debe entender como componente del proyecto el nivel más bajo de la EDT al paquete de trabajo, es decir, los productos o entregables del proyecto en el nivel más bajo de cada partida de trabajo. Aquí es importante identificar claramente cual el alcance del proyecto para poder definir con mayor exactitud la EDT con sus diferentes componentes.

      La financiación la hará un departamento, un municipio y un grupo de beneficiarios ya identificados. Existiendo ya un convenio suscrito por las tres partes interesadas, ¿es posible, que por solicitud de los beneficiarios y del municipio, que el departamento modifique dicho convenio disminuyendo el número de beneficiarios, bajarle el costo al proyecto modificando el tipo de vivienda a construir y disminuyendo el aporte de los beneficiarios? Si es posible. El acuerdo es un documento diferente al acta que da inicio al proyecto. Aquí es importante conocer el grado de interés, influencia e impacto que pueden tener algunos interesados en la ejecución del proyecto; de ellos dependerán las prioridades del proyecto. Hay que tener presente que existe gran diferencia entre un convenio y el acta de constitución (documento que da vía libre para el inicio del proyecto) del proyecto. Sin embargo, si los cambios se realizarán a lo pactado en el acta de constitución, también se pueden realizar cambios tanto al alcance como al tiempo y costo; aquí juega papel importante el papel del director del proyecto pues será él en asocio con el cliente los encargados de revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los cambios y gestionar los cambios a las viviendas, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto.

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