Category Archives: Gerencia de Proyectos

Temas de debate sobre la gerencia de proyectos

El alcance del proyecto

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El alcance del proyecto se define como el proceso que requiere el desarrollo de las siguientes actividades:

  1. Definir el alcance
  2. Desarrollar el plan detallado
  3. Construir la estructura de división del trabajo
  4. Verificar el alcance
  5. Controlar el alcance

Las tres primeras acciones se encuentran en la fase de planeación mientras que las dos últimas hacen parte de la fase seguimiento y control.

Cada una de estas acciones requiere de la aplicación de conocimientos, teorías, herramientas y técnicas que contribuyan al logro de los objetivos de los interesados en el proyecto. Por ahora nos ocuparemos de las tres primeras acciones y para iniciar se requiere buscar respuestas precisas a los siguientes interrogantes. ¿Cómo definirían el alcance de su proyecto? ¿Cuál es la mejor forma para desarrollar un plan detallado que garantice el éxito del proyecto? ¿Para una efectiva EDT, que elementos se deben tener en cuenta en su construcción?

Los invito a participar de manera proactiva en beneficio de todo aquel que se interese no solo por la temática propuesta sino también a la adopción y divulgación de Buenas Prácticas en Dirección de Proyectos.

Gestión del tiempo: Definir actividades

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Con el fin de inducir hacia la aplicación de las buenas prácticas en dirección de proyectos, se abre un nuevo espacio con el fin de identificar procesos que optimicen la gestión del tiempo, actividad que sigue a la gestión del alcance. En ese sentido la gestión del tiempo requiere: 1) definir actividades; 2) secuenciar las actividades; 3) estimar los recursos de las actividades; 4) estimar la duración de las actividades; 5) elaborar el cronograma; 6) controlar el cronograma. Estos procesos se requieren con el fin de concluir a tiempo la ejecución de cualquier proyecto.

Definir actividades: esta acción es muy importante para lograr el alcance del proyecto. Dentro de las técnicas que se presentan para este propósito la lluvia de ideas (Brainstorming) es una forma interesante de hacer realidad la imagen que el cliente o patrocinador del proyecto nos ha vendido. Consiste en reunir al equipo de proyectos, dirigirlos y motivarlos a que generen ideas constructoras de valor. Para eso se requiere dejar muy claro el alcance del proyecto, construir un ambiente propicio para una proactiva participación, todo con un solo propósito: generar la sinergia que permita despertar la creatividad en los participantes, enfocar su atención en los objetivos del proyecto teniendo presente la triple restricción de todo proyecto: alcance, tiempo y costo.

Qué otros métodos conocen ustedes para definir de manera efectiva las actividades necesarias en la ejecución de un proyecto? En esos métodos que herramientas se utilizan?

Se esperan sus aportes.

La gestión del tiempo en la Ejecución de Proyectos

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Un Gerente de Proyectos se enfrenta a tres limitantes: Alcance, Tiempo y Costo. En esta oportunidad nos ocuparemos de la segunda: El Tiempo.

Seguramente usted será una de las tantas personas que habrá empleado la siguiente expresión: “no tengo tiempo”. ¿Acaso el tiempo es un recurso escaso? No. Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo, de las mismas 24 horas del día; el secreto del manejo óptimo del tiempo están en la forma como se gestionen las actividades, en la manera como se programe la ejecución de tareas que los llevará a una meta y, por consiguiente, al logro de los objetivos. El tiempo es inelástico, el tiempo que se consume en “no hacer” se pierde, es irrecuperable, de ahí la razón por la cual se dice que en la ejecución de  proyectos se recomienda aplicar la metodología de producción JUST IN TIME (JIT),  la cual tiene como objetivo un procesamiento continuo, sin interrupciones, y que se define como:

Tiempo de la ejecución = Tiempo de valor añadido + Tiempo que no añade valor

  • ¿Qué estrategias y herramientas aplicaría en la ejecución de su proyecto para hacer de la gestión del tiempo, una estrategia efectiva?
  • ¿Cómo formarían a sus colaboradores para gestionar el tiempo de manera óptima?
  • ¿Qué acciones emprenderían para evitar que su ruta crítica se convierta en algo urgente?

La gestión del tiempo obliga a administrar los recursos de manera efectiva, pues de una u otra forma siempre se verá afectado el costo. A propósito: ¿Cuál es la RESTRICCIÓN MAS IMPORTANTE en la ejecución de un proyecto?